TIEDUSTELUVALVONTAVALTUUTETUN TOIMINNON ASIAKIRJAJULKISUUSKUVAUS

Asiakirjajulkisuuskuvaus

Perustuslain (731/1999) 12 §:n mukaan viranomaisen hallussa olevat asiakirjat ja muut tallenteet ovat julkisia, jollei niiden julkisuutta ole välttämättömien syiden vuoksi lailla erikseen rajoitettu. Oikeudesta saada tieto viranomaisten julkisista asiakirjoista ja asiakirjojen salassapidosta säädetään tarkemmin viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetussa laissa (621/1999). 

Tätä julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetun lain (906/2019) 28 §:n mukaista kuvausta tiedusteluvalvontavaltuutetun toiminnon hallinnoimista tietovarannoista ja asiarekisteristä ylläpidetään perustuslaissa ja viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetussa laissa säädetyn julkisuusperiaatteen toteuttamista varten. Kuvauksen tarkoituksena on helpottaa tietopyyntöjen tekemistä.

Asiarekisteri

Tiedusteluvalvontavaltuutetun toiminnon asiarekisteri koostuu Hilda-asianhallintajärjestelmästä ja siitä erillisestä salaisten asioiden luettelosta.

Tiedusteluvalvontavaltuutetun toiminnon hallinnolliset asiat sekä julkiset valvontatoimintaan liittyviä asiat rekisteröidään Hilda-asianhallintajärjestelmään. Hilda-asianhallintajärjestelmään rekisteröitäviin asioihin voi liittyä myös salassa pidettäviä asiakirjoja.

Merkittävä osa tiedusteluvalvontavaltuutetun toiminnon valvontatoimintaan liittyvistä asioista on tiedustelutoiminnan suojaamiseksi sekä tiedusteluvalvonnan tehokkuuden turvaamiseksi ja tutkimispyynnön tekijöiden ja kantelijoiden suojaamiseksi kokonaan salassa pidettäviä. Tiedusteluvalvontavaltuutetun toiminnon kokonaan salassa pidettävät valvontatoimintaan liittyvät asiat rekisteröidään Hilda-asianhallintajärjestelmästä erilliseen salaisten asioiden luetteloon. 

Tietovarannot

Tiedusteluvalvontavaltuutetun toiminnon tietovarantoja ovat valvontatoiminnan tietovaranto, hallinnon tietovaranto, turvajärjestelyjen tietovaranto ja viestinnän tietovaranto.

Tiedusteluvalvontavaltuutetun toiminnon valvontatoiminnan tietovaranto koostuu Hilda-asianhallintajärjestelmään rekisteröitävistä julkisista valvontatoimintaan liittyvistä asioista ja Hilda-asianhallintajärjestelmästä erilliseen salaisten asioiden luetteloon rekisteröitävistä kokonaan salassa pidettävistä valvontatoimintaan liittyvistä asioista.

Tiedusteluvalvontavaltuutetun toiminnon hallinnon tietovaranto koostuu Hilda-asianhallintajärjestelmään rekisteröitävistä hallinnollisista asioista. Tiedusteluvalvontavaltuutetun toiminnon hallinnollisia asioita käsitellään lisäksi valtion yhteisissä henkilöstö- ja taloushallinnon tietojärjestelmissä (muun muassa Kieku-, Valtiolle.fi- ja Handi-palvelut).

Tiedusteluvalvontavaltuutetun toiminnon turvajärjestelyjä koskevat tiedot ovat salassa pidettäviä.

Tiedusteluvalvontavaltuutetun toiminnon viestinnän tietovaranto koostuu tiedusteluvalvontavaltuutetun toiminnon verkkosivuilla YJA-julkaisualustapalvelua käyttämällä julkaistusta aineistosta sekä sosiaalisen median kanavilla tiedusteluvalvontavaltuutetun toiminnon X- ja LinkedIn-tilejä käyttämällä julkaistusta aineistosta. 

Tietoaineistot

Hilda-asianhallintajärjestelmän sisältämät tietoaineistot kuuluvat oikeushallinnon erityisviranomaisten yhteisen tiedonhallintasuunnitelman mukaisiin yleishallinto, henkilöstöasiat, taloushallinto ja omaisuuden hallinta, oikeudelliset asiat, kansainväliset asiat, tiedonhallinta, viestintä ja tietojärjestelmät sekä turvallisuus, poikkeusolot ja riskit -päätehtäväluokkiin tai tiedusteluvalvontavaltuutetun toiminnon erillisen tiedonhallintasuunnitelman mukaiseen tiedusteluvalvontavaltuutetun toiminnon toiminta -päätehtäväluokkaan. 

Hilda-asianhallintajärjestelmään kuuluviin tietoaineistoihin sisältyvät asiaa, asiankäsittelyä ja asiakirjoja koskevat tiedot. Henkilötietoja sisältyy varsinkin henkilöstöasiat-päätehtäväluokkaan kuuluviin tietoaineistoihin.

Hakutekijät

Hilda-asianhallintajärjestelmästä on mahdollista hakea asioita ja asiakirjoja teknisesti muun muassa niiden metatietojen perusteella. Metatietoja ovat muun muassa asian tai asiakirjan tunnus, asian tai asiakirjan otsikko ja asian vireillepanija. 

Tekninen rajapinta

Tiedusteluvalvontavaltuutetun toiminnon asiarekisterin tiedot eivät ole saatavissa avoimesti teknisen rajapinnan avulla.

Tietopyynnöt

Tiedusteluvalvontavaltuutetun toiminnon asiarekisterin sisältämien tietojen antamisesta päättää tiedusteluvalvontavaltuutettu. 

Tiedusteluvalvontavaltuutetulle osoitetun tiedonsaantia koskevan pyynnön voi esittää sähköpostitse ([email protected]), postitse (Tiedusteluvalvontavaltuutettu, PL 800, 00531 Helsinki) tai tiedusteluvalvontavaltuutetun toiminnon käyntiosoitteessa (Lintulahdenkuja 4, Helsinki).

Tietopyynnöt käsitellään viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 14 §:n 4 momentissa säädetyn mukaisesti viimeistään kahden viikon kuluessa tietopyynnön saamisesta tai jos tietopyynnön käsittely vaatii erityistoimenpiteitä tai muutoin tavanomaista suuremman työmäärän, viimeistään kuukauden kuluessa tietopyynnön saamisesta. 

Tietojen antamisesta mahdollisesti perittävistä maksuista säädetään viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 34 §:ssä ja oikeusministeriön ja eräiden hallinnonalalla toimivien viranomaisten maksullisista suoritteista vuosina 2023-2024 annetun oikeusministeriön asetuksen (988/2022) 4 §:ssä sekä määrätään tietosuojavaltuutetun 26.3.2019 tekemässä tiedon esille hakemisen maksuja koskevassa päätöksessä (Dnro 2081/01/2019), jota sovelletaan soveltuvin osin myös tietosuojavaltuutetun toimiston yhteydessä olevassa tiedusteluvalvontavaltuutetun toiminnossa.