BESKRIVNING AV HANDLINGARS OFFENTLIGHET VID UNDERRÄTTELSETILLSYNSOMBUDSMANNAFUNKTIONEN

Beskrivning av handlingars offentlighet

Enligt 12 § i grundlagen (731/1999) är handlingar och upptagningar som innehas av myndigheterna offentliga, om inte offentligheten av tvingande skäl särskilt har begränsats genom lag. Närmare bestämmelser om rätten att ta del av myndigheternas offentliga handlingar och om handlingars sekretess finns i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999). 

Denna beskrivning av de informationslager och ärenderegister som underrättelsetillsynsombudsmannafunktionen förvaltar enligt 28 § i lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen (906/2019) förs för att genomföra offentlighetsprincipen enligt grundlagen och lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet. Syftet med beskrivningen är att underlätta begärandet om att få ta del av en handling.

Ärenderegister

Underrättelsetillsynsombudsmannafunktionens ärenderegister består av ärendehanteringssystemet Hilda och en separat förteckning över hemliga ärenden.

Underrättelsetillsynsombudsmannafunktionens administrativa ärenden samt offentliga ärenden i anslutning till tillsynsverksamheten registreras i ärendehanteringssystemet Hilda. Ärenden som registreras i ärendehanteringssystemet Hilda kan också omfattas av sekretessbelagda handlingar.

En betydande del av de ärenden som hänför sig till underrättelsetillsynsombudsmannafunktionens tillsynsverksamhet är helt sekretessbelagda för att skydda underrättelseverksamheten, trygga underrättelsetillsynens effektivitet och skydda dem som begär om undersökning och klagandena. Underrättelsetillsynsombudsmannafunktionens helt sekretessbelagda ärenden i anslutning till tillsynsverksamheten registreras i en separat förteckning över hemliga ärenden. 

Informationslager

Underrättelsetillsynsombudsmannafunktionens informationslager är informationslagret för tillsynsverksamhet, informationslagret för förvaltning, informationslagret för säkerhetsarrangemang och informationslagret för kommunikation.

Informationslagret för underrättelsetillsynsombudsmannafunktionens tillsynsverksamhet består av offentliga ärenden i anslutning till tillsynsverksamheten som registreras i ärendehanteringssystemet Hilda och helt sekretessbelagda ärenden i anslutning till tillsynsverksamheten som registreras i en separat förteckning över hemliga ärenden.

Informationslagret för underrättelsetillsynsombudsmannafunktionens förvaltning består av administrativa ärenden som registreras i ärendehanteringssystemet Hilda. Administrativa ärenden inom underrättelsetillsynsombudsmannafunktionen behandlas dessutom i statens gemensamma informationssystem för personal- och ekonomiförvaltning (bland annat tjänsterna Kieku, Valtiolle.fi och Handi).

Uppgifter om säkerhetsarrangemang inom underrättelsetillsynsombudsmannafunktionen är sekretessbelagda.

Informationslagret för underrättelsetillsynsombudsmannafunktionens kommunikation består av material som publicerats på underrättelsetillsynsombudsmannafunktionens webbplats via publiceringsplattformen YJA och av material som publicerats på sociala medier genom att använda underrättelsetillsynsombudsmannafunktionens X- och LinkedIn-konton. 

Informationsmaterial

Informationsmaterial som ingår i ärendehanteringssystemet Hilda hör till huvuduppgiftsklasserna allmän förvaltning, personalärenden, ekonomiförvaltning och egendomsförvaltning, juridiska ärenden, internationella ärenden, informationshantering, kommunikation och informationssystem samt säkerhet, undantagsförhållanden och risker i enlighet med den gemensamma informationshanteringsplanen för specialmyndigheterna inom justitieförvaltningen eller till huvuduppgiftsklassen underrättelsetillsynsombudsmannafunktionens verksamhet i enlighet med den separata informationshanteringsplan för underrättelsetillsynsombudsmannafunktionen. 

Informationsmaterial som hör till ärendehanteringssystemet Hilda innehåller uppgifter om ärendet, ärendehanteringen och handlingarna. Personuppgifter ingår i synnerhet i informationsmaterial som hör till huvuduppgiftsklassen personalärenden.

Sökord

Det är tekniskt möjligt att söka ärenden och handlingar i ärendehanteringssystemet Hilda bland annat utifrån deras metadata. Metadata är bland annat ärendets eller handlingens kod, ärendets eller handlingens rubrik och den som anhängiggjort ärendet. 

Tekniskt gränssnitt

Uppgifterna i underrättelsetillsynsombudsmannafunktionens ärenderegister är inte öppet tillgängliga med hjälp av tekniska gränssnitt.

Begäran om att få ta del av en handling

Beslut om utlämnande av uppgifter ur underrättelsetillsynsombudsmannafunktionens ärenderegister fattas av underrättelsetillsynsombudsmannen. 

Begäran om att få ta del av en handling som riktas till underrättelsetillsynsombudsmannen kan framställas per e-post ([email protected]), per post (Underrättelsetillsynsombudsmannen, PB 800, 00531 Helsingfors) eller på underrättelseombudsmannafunktionens besöksadress (Fågelviksgränden 4, Helsingfors).

Begäran om att få tal av en handling behandlas i enlighet med 14 § 4 mom. i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet senast två veckor efter att begäran om att få tal av handlingen har mottagits eller, om behandlingen av begäran kräver specialåtgärder eller större arbetsmängd än normalt, senast en månad efter att begäran om att få ta del av handlingen har mottagits. 

Bestämmelser om avgifter som eventuellt tas ut för utlämnande av uppgifter finns i 34 § i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet och i 4 § i justitieministeriets förordning om avgiftsbelagda prestationer som tillhandahålls av justitieministeriet och vissa myndigheter inom dess förvaltningsområde under åren 2023–2024 (988/2022) samt i dataombudsmannens beslut av den 26 mars 2019 om avgifter för att ta fram uppgifter (Dnr 2081/01/2019), som i tillämpliga delar också tillämpas på underrättelsetillsynsombudsmannafunktionen som ansluter till dataombudsmannens byrå.